VDP Εκτύπωση Μεταβλητών Δεδομένων

Πρόκειται για μια διαδικασία εκτύπωσης κατά την οποία στοιχεία όπως εικόνες και κείμενα αλλάζουν από το ένα τυπωμένο κομμάτι στο επόμενο, χρησιμοποιώντας πληροφορίες  από μια βάση δεδομένων - database. 

Το κύριο πλεονέκτημα της ψηφιακής εκτύπωσης - σε αντιδιαστολή με την συμβατική - είναι ότι σε κάθε σελίδα που τυπώνει, μπορεί να τροφοδοτείται με νέα στοιχεία κάθε φορά από μια βάση δεδομένων σε ηλεκτρονικό υπολογιστή, με αποτέλεσμα η σελίδα που τυπώνεται κάθε φορά να μπορεί να είναι διαφορετική.
Έτσι στην παραγωγή ενός εντύπου κάθε ένα έντυπο ή ακόμα και κάθε σελίδα μπορεί να τροφοδοτείται με διαφορετικά στοιχεία (ονόματα, διευθύνσεις, φωτογραφίες, bar codes κ.λ.π.) από μια βάση δεδομένων. Αυτή η βάση μπορεί να είναι ένα αρχείο Excel ή και ένα αρχείο Word με τα στοιχεία που επιθυμούμε να τυπώσουμε κάθε φορά.
Η πιο απλή και διαδεδομένη εφαρμογή είναι η εκτύπωση των διαφορετικών ονομάτων και διευθύνσεων των παραληπτών μιας επιστολής με προσωποποιημένη ονομαστική προσφώνηση, όπως "Αγαπητέ Κύριε Γεωργίου....". Όπως επίσης και η εκτύπωση προσκλήσεων με τυπωμένο το όνομα του κάθε καλεσμένου σε κάθε μία από αυτές.
Πιο σύνθετες εφαρμογές περιλαμβάνουν ακόμα και διαφορετικά κείμενα ή φωτογραφίες σε κάθε έντυπο ανάλογα με τον αποδέκτη ή και bar code στην περίπτωση κουπονιού ή εισιτηρίου.
Δημιουργική χρήση των δυνατοτήτων των μεταβλητών δεδομένων μπορεί να είναι η εκτύπωση ονομάτων ή προσωποποιημένων μηνυμάτων πάνω σε ημερολόγια, φωτογραφίες καρτ-ποστάλ, block σημειώσεων ή σπιράλ.

Οι εφαρμογές της είναι πραγματικά ανεξάντλητες. Από την εκτύπωση προσκλήσεων με το όνομα του κάθε καλεσμένου, μέχρι προϊοντικούς πολυσέλιδους καταλόγους με διαφορετικό προσωποποιημένο εξώφυλλο για κάθε πελάτη. Έχοντας μια ενημερωμένη λίστα πελατών σε αρχείο excel μπορούμε να απευθυνθούμε προσωπικά στον κάθε παραλήπτη επιστολής. 

Στην πράξη τα αποτελέσματα δείχνουν ότι οι προσωποποιημένες επικοινωνίες, που χρησιμοποιούν τα ονόματα των πελατών, μπορούν να αυξήσουν τα ποσοστά ανταπόκρισης μέχρι και 20%, ενώ στις μη προσωποποιημένες επικοινωνίες θεωρείται επιτυχημένη μία επικοινωνία με ποσοστά ανταπόκρισης μόλις 3-5%. Εκτυπώσεις με μεταβλητά δεδομένα έχει παρατηρηθεί ότι έχουν άμεσο αντίκτυπο στο engagement του πελάτη - μέχρι και 30% περισσότερο από μια μη προσωποποιημένη επικοινωνία. Ας σκεφτούμε απλά, πώς θα αντιδράσουμε αν λάβουμε έναν προϊοντικό κατάλογο που έχει στο εξώφυλλο το όνομά μας με την προτροπή :" Γιώργο σίγουρα θα βρεις κάτι που σε ενδιαφέρει" σε σύγκριση με την παραλαβή ενός κοινού καταλόγου απλά με την επωνυμία της εταιρίας στο εξώφυλλο.

Όσον αφορά τις προϋποθέσεις που απαιτούνται για να θεωρηθεί επιτυχημένη μια ενέργεια προσωποποιημένης επικοινωνίας, σύμφωνα με το Marketing Week : «H επιτυχία της χρήσης μεταβλητών δεδομένων σε επικοινωνίες εξαρτάται συνήθως από τρεις παράγοντες: Πρώτα από όλα από το πόσο εμπλουτισμένη και πρόσφατα ενημερωμένη με στοιχεία του τελικού παραλήπτη είναι η βάση δεδομένων που χρησιμοποιούμε στην επικοινωνία, στη συνέχεια από τις δυνατότητες που προσφέρει το ίδιο το λογισμικό μεταβλητών δεδομένων και τέλος, από τις δυνατότητες της ψηφιακής υποδομής που χρησιμοποιείται».